CPRoom: la plataforma que facilita la organización de eventos
El concepto de innovación se refleja perfectamente en el proyecto desarrollado por la publicista, licenciada en comunicaciones y productora de eventos (especializada en eventos científicos) Carola Soler Costa. Su plataforma https://cproom.cl/ -en marcha blanca- surge para solucionar puntos críticos dentro de la coordinación de congresos, que básicamente son dolores de cabeza para los productores- ella lo vivió personalmente- y muchas veces, estos temas, son causantes de pérdida de tiempo y estrés innecesario para todos.
Carola Soler
“Uno de esos cuellos de botella en la coordinación es la recolección del material audiovisual de cada expositor y entregárselo a cada mesa técnica (dependiendo de la envergadura del congreso podría haber 100 expositores o más y múltiples salas paralelas, por lo tanto, múltiples mesas técnicas) como también el material gráfico de continuidad que se prepara, por parte de la productora, el cual se debe entregar a cada mesa técnica y ordenar según la continuidad”, explica.
Según manifiesta Carola Soler, fundadora y directora de CPRoom, para solucionar esta gestión es que nace la plataforma, tratando de que este traspaso sea fácil, rápido y evitar el estar contactando por wasap, mail o teléfono a cada expositor una infinidad de veces, intentando que lo manden por mail, luego de eso juntar el material en un disco duro, después entregarlo en el preview del congreso, y finalmente que esa persona lo reparta a cada mesa técnica, pero antes debe ordenarlo para ser entregado. Con CPRoom todo ese proceso se elimina, ya que se automatiza y la mesa técnica ingresa y encuentra su material ya ordenado.
¿Cómo funciona CPRoom?
Muy simple, se genera el programa del congreso dentro de la plataforma, una vez activado el congreso e ingresados los expositores con su mail se le envía un correo electrónico a cada uno explicando el funcionamiento y el link para crear su perfil.
Al ingresar y crear su perfil a través de un simple formulario, el cual además hace un par de preguntas necesarias para que los productores puedan entregar una mejor experiencia en su participación del congreso como por ejemplo si necesita apoyo de movilidad, o si tiene algún requerimiento especial de alimentación o si desea solicitar apoyo de alojamiento, si viene con su familia o cosas por el estilo.
Además, solicitamos a los expositores que ingresen una pequeña bio profesional y una fotografía. No es necesario que sea de inmediato ya que pueden ir editando su perfil cuando lo deseen, pero toda esta información es relevante para los productores.
¿Quiénes son los usuarios y clientes de CPRoom?
Nuestros clientes principales son empresas de audiovisuales, productoras y OPC especializadas en congresos científicos, Sociedades Médicas, y eventos de todo tipo con una cantidad de expositores significativas. Diría que 30 expositores es un número importante y una cantidad de información para gestionar relevante.
Luego al pinchar una ventana llamada mis congresos podrán ingresar al congreso o seminario en el cual participa y el sólo podrá visualizar los espacios de programa donde participa, al elegir cada uno de ellos puede subir sus presentaciones.
En contraparte la persona de la mesa técnica al ingresar a su perfil podrá bajar el material de manera ordenada por módulo, por día, por sala según corresponda
¿Qué necesidades satisface?
Hace fácil y rápida la gestión de información relevante, evitando errores, estrés, tiempo. Es el preview de un evento/congreso con la particularidad que puede estar abierto un mes antes del congreso, no cierra y no necesita estar en un salón específico ya que funciona con red wifi.
Contacto: @cproom.cl; www.cproom.cl
Fuente: CPRoom
