¿Eres meeting planner? Conoce las 8 conductas que compartimos en esta profesión
Autor: Juan F. Rubio | Director, Rubio Meetings Architects | Socio PCMA LATAM
Ser meeting planner es mucho más que organizar eventos. Es tener una mirada curiosa que transforma cada detalle en una oportunidad de impacto. Después de más de 35 años diseñando experiencias, he aprendido que nuestro trabajo va más allá de la logística: somos arquitectos de momentos, narradores de historias y creadores de memorias.
En esta profesión, la diferencia entre un evento exitoso y uno inolvidable está en la atención plena. Cada evento es una oportunidad de crear recuerdos duraderos para nuestros clientes. Y es precisamente esa búsqueda de la perfección lo que nos impulsa a ir más allá.
Y aunque cada uno de nosotros tiene su propio estilo, hay ciertas conductas que compartimos. Si te dedicas a esta industria, seguro te identificarás con más de una:
- Amamos las listas (y no podemos vivir sin un check list)
Nuestro día empieza con una lista y termina con otra. Nos aseguramos de que cada tarea tenga un responsable, de que nada quede al azar y de que todo esté bajo control antes de que alguien siquiera pregunte por ello.
- Valoramos cada experiencia (y cada destino que visitamos)
Nuestra profesión nos ha llevado a lugares impresionantes y a compartir momentos con personas extraordinarias. Sabemos que detrás de cada evento hay un esfuerzo titánico, y por eso, expresamos gratitud en cada oportunidad.
- No podemos evitar organizar… incluso fuera del trabajo
Si estamos en un evento como invitados, entramos en “modo planner” sin darnos cuenta. Movemos platos vacíos, recogemos servilletas del suelo y mentalmente reordenamos un buffet para que fluya mejor. ¡Es parte de nuestra naturaleza!
- Ojos de halcón para los detalles
Distinguimos una mesa de 60” de una de 72” con solo mirarla. Sabemos la diferencia entre un atril y un podio. Reconocemos una silla Chiavari a primera vista. Y más allá de eso, entendemos la importancia de cada elemento en la creación de una atmósfera memorable.
- Capturamos inspiración en todas partes
Decoraciones, centros de mesa, montajes de comida, patrones de alfombras en hoteles… Fotografiar detalles es casi un reflejo. Cada imagen se convierte en inspiración para futuros eventos o incluso en un recuerdo especial para un cliente. Recuerdo que una vez, durante un evento en el Museo del Futuro de Dubái, me quedé fascinado con los detalles arquitectónicos del edificio y tomé muchas fotos. Más tarde, utilicé esas imágenes para crear un álbum de fotos personalizado para el cliente, como recuerdo de su visita al venue soñado para eventos. Ver el mundo a través de nuestro lente nos permite crear experiencias más personalizadas y memorables.
- Cuestionamos la lógica para mejorar la experiencia
¿Por qué los cubiertos están al inicio del buffet si es más práctico tomarlos al final? Preguntas como esta nos obsesionan porque sabemos que cada pequeña decisión impacta la experiencia de los asistentes.
- Organizamos hasta en casa
Después de días intensos de eventos, lo último que queremos es caos en nuestro hogar. Por eso, preparamos espacios ordenados y acogedores para nuestra familia, apreciando cada pequeño gesto de descanso y normalidad.
- Somos apasionados por lo que hacemos
Más allá de horarios exigentes, retos inesperados y el estrés que conlleva cada proyecto, sabemos que este es nuestro lugar. Porque cada sonrisa de un asistente y cada agradecimiento de un cliente nos recuerdan por qué amamos esta profesión.
Ahora dime, ¿con cuál de estas conductas te identificas más? O mejor aún, ¿qué otras características crees que nos hacen únicos en esta industria?
“La perfección se logra no cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar.” – Antoine de Saint-Exupéry.
Juan Fernando Rubio es el CEO de Rubio Meetings Architects, pionero en innovadores sistemas de exhibición a nivel mundial. Con más de tres décadas de experiencia en el diseño de experiencias inmersivas, entrelaza la creatividad y las conexiones emocionales en narrativas de marca inolvidables dejando una huella en audiencias globales.
Fuente y fotografía: Newsletter Conecta PCMA Latam
